Le temps que vous ne voyez plus passer
Dans une PME, il y a le travail que l'on a choisi de faire et celui qui s'est installé tout seul.
Le premier, c'est votre métier. Le second, ce sont les tableaux Excel que l'on ressaisit d'un fichier à l'autre, les devis retapés à partir d'informations qui existent déjà ailleurs, les relances que personne n'a le temps de faire au bon moment, la boîte mail qui prend une heure chaque matin avant même d'avoir commencé la journée.
Ce travail-là ne figure sur aucune fiche de poste. Il ne fait l'objet d'aucune décision. Il s'est ajouté progressivement, à mesure que l'entreprise grandissait, et il occupe aujourd'hui une place que personne n'a vraiment mesurée.
C'est sur ce terrain que nous intervenons.
Ce que nous faisons concrètement
LBH Innovation accompagne les dirigeants de PME du Grand Ouest sur l'optimisation de leur organisation et l'automatisation de leurs tâches à faible valeur ajoutée. En pratique, cela prend quatre formes principales.
Connecter les outils qui ne se parlent pas. La plupart des entreprises que nous rencontrons fonctionnent avec plusieurs fichiers Excel, un logiciel de facturation, une messagerie et parfois un outil métier, chacun dans son coin. Les informations circulent entre eux à la main. Nous établissons ces connexions pour que la donnée saisie une fois n'ait plus à être ressaisie.
Créer les outils qui manquent. Beaucoup de PME n'ont pas de CRM, ou en ont un qu'elles n'utilisent pas parce qu'il n'a pas été pensé pour leur façon de travailler. Nous concevons des CRM et des outils de gestion sur mesure, calés sur les processus réels de l'entreprise et non sur un modèle standard auquel il faudrait s'adapter.
Reprendre le traitement des mails. Le tri, les réponses récurrentes, la transformation d'une demande client en action concrète : c'est souvent le poste où le temps se perd le plus discrètement, et l'un de ceux où les gains sont les plus rapides.
Former les équipes à l'intelligence artificielle. Les outils évoluent vite et l'écart se creuse entre les entreprises qui savent s'en servir et les autres. Nous formons les dirigeants et leurs collaborateurs à un usage concret, appliqué à leurs propres dossiers, pas à des cas d'école.
Notre façon de travailler
Nous commençons toujours par observer. Avant de proposer quoi que ce soit, nous venons voir comment le travail se fait réellement dans l'entreprise, qui fait quoi, à quel moment, et pourquoi les choses se sont organisées ainsi.
Cette étape n'est pas une formalité. Une organisation qui paraît absurde de l'extérieur a presque toujours une raison d'être, et une automatisation posée sur un processus mal compris crée plus de problèmes qu'elle n'en résout.
Il nous arrive aussi de dire qu'il n'y a rien à automatiser, ou que ce n'est pas le moment. C'est une réponse que nous assumons. Notre métier est de vous faire gagner du temps, pas de vous vendre un outil de plus.
Par où commencer
La difficulté, quand on veut s'attaquer à ce sujet, c'est qu'on ne sait pas par quel bout le prendre. Tout le monde sent bien qu'il y a du temps perdu quelque part. Peu de dirigeants sauraient dire où, combien, et sur quelles tâches en priorité.
Nous avons donc mis en ligne un outil pour aider à y voir clair.
En sept questions et deux minutes, il vous demande quelles tâches vous pèsent le plus, combien de temps vous y consacrez, et combien de personnes sont concernées dans votre entreprise. Il vous restitue ensuite une estimation de ce que ces tâches représentent sur une année, le coût correspondant en temps de travail, et pour chaque tâche ce qui est automatisable aujourd'hui.
Le calcul retient volontairement les hypothèses les plus prudentes, et la méthodologie complète est publiée sur le site. Nous préférons un chiffre qu'on ne peut pas nous contester à un chiffre qui impressionne.
Ce n'est pas un audit et cela ne remplace pas une observation sur le terrain. C'est un point de départ : un ordre de grandeur, et surtout une liste de tâches sur lesquelles engager la discussion, en interne ou avec nous.
Si votre résultat vous interpelle, nous proposons un diagnostic terrain gratuit. Nous venons observer votre organisation et nous vous disons ce qui peut être simplifié, automatisé, ou laissé tel quel.
LBH Innovation — agence d'automatisation et de conseil en innovation organisationnelle pour les PME du Grand Ouest. Basée à Rennes.